Un ruolo chiave nel prossimo quadriennio per incrementare i risultati positivi fino ad oggi raggiunti in tema di ricerca e di didattica sarà giocato dall’amministrazione dell’Ateneo: ed è fin troppo chiaro che un’amministrazione più efficiente e moderna, che sia in grado di innalzare la qualità dei servizi per la ricerca e per la didattica si realizza solo con una forte partecipazione ed un forte appoggio del Personale Tecnico Amministrativo. Qui c’è molto da migliorare per un vero e proprio cambio di passo, per il quale dobbiamo lavorare tutti insieme, che ponga al centro la cultura del problem solving, della flessibilità di una struttura amministrativa che anziché lasciarsi tentare dai vincoli e da una logica di controllo, sia un’amministrazione “amica”, che sostenga i docenti, chi fa ricerca, i Dipartimenti. Occorre lanciare una vera e propria offensiva culturale e organizzativa contro il laccio pur non voluto dell’eccesso di burocrazia, che rischia ogni giorno di soffocarci e di costringerci a compilare pile di carte sottraendo alle funzioni istituzionali energie preziose.
Il Personale Tecnico Amministrativo costituisce una preziosa risorsa umana per il nostro Ateneo su cui si dovrà certamente investire di più nel prossimo futuro, valorizzandone le potenzialità. E’ necessario potenziare, in primo luogo, la condivisione delle scelte e degli obiettivi di sviluppo, accrescendo il senso di appartenenza alla nostra Università e la motivazione personale al lavoro. Più in generale, sarà necessario investire sulla definizione di un modello organizzativo più agile, adeguato alle crescenti richieste dell’ambiente esterno, che sia in grado di definire con chiarezza i ruoli e le responsabilità nella gestione, con attivazione di processi e procedure semplificati che riducano il livello di burocratizzazione delle attività. Il Personale Tecnico Amministrativo deve partecipare di più nelle varie sedi consultive e decisionali, soprattutto nelle procedure che lo vedono coinvolto.
Se infatti analizziamo a fondo le trasformazioni che, anche con riferimento al “Processo di Bologna”, le Università europee sono chiamate oggi a realizzare, comprendiamo subito che al Personale Tecnico Amministrativo sarà sempre più richiesto un contributo di qualità, al quale dovrà corrispondere anche un’adeguata incentivazione. L’attività di supporto alla didattica e alla ricerca non è più, infatti, un’attività di base e routinaria, ma è attività con elevato valore aggiunto, che richiede tempestività e flessibilità, attraverso l’individuazione di soluzioni organizzative e/o procedurali: al Personale Tecnico Amministrativo non è più richiesto, quindi, un compito meramente esecutivo.
La valorizzazione delle competenze e delle persone passa però, necessariamente, attraverso la formazione e la riorganizzazione delle attività. Dovranno essere previsti perciò percorsi formativi adeguati per rafforzare la cultura del problem solving e del lavoro di rete della nostra Amministrazione centrale e periferica, perseguendo al tempo stesso una politica di semplificazione delle procedure, nel rispetto dei vincoli normativi, passando da un monitoraggio sull’esecuzione delle procedure, a una verifica dei risultati raggiunti in termini di innalzamento della qualità dei servizi, a garanzia del livello di efficienza ed efficacia.
Oltre alla formazione di base, destinata soprattutto ai nuovi assunti, vanno definiti perciò anche percorsi formativi per aree, trasversali, ma anche personalizzati, sulla base dei bisogni del singolo nel contesto organizzativo, prevedendo anche programmi di scambio con altri Atenei italiani e internazionali, allo scopo di stimolare lo scambio di esperienze e di conoscenze amministrative in aree di comune interesse. I contenuti e i modi organizzativi della formazione dovranno essere discussi e concordati con le strutture interessate. Il collegamento organico e la condivisione con le strutture che erogano servizi per la didattica e per la ricerca vanno tenuti fermi nelle fasi di progettazione del cambiamento e di revisione di procedure, ma anche nella formulazione di nuovi regolamenti.
Dobbiamo decisamente rafforzare il rapporto e il coordinamento tra amministrazione centrale e strutture, che non può essere inteso come decentramento di funzioni senza decentramento anche delle risorse umane necessarie a sostenere questo processo. Al decentramento deve accompagnarsi una corrispondente riorganizzazione, basata sui risultati raggiunti e da raggiungere più che su procedure standard. Il rapporto dev’essere “intelligente”, nel senso di una capacità di leggere le esigenze delle strutture e di sostenere la loro efficienza con una formazione mirata e specifica che migliori le performances dei tecnici e del personale amministrativo, che deve sempre più riconoscersi nelle politiche portate avanti dagli organi collegiali, dall’Amministrazione centrale, dalle stesse strutture.
Nell’ambito dell’amministrazione il problema è la definizione di standard di produttività effettivamente trasparenti, riconoscibili e non solo basati sulla certificazione del responsabile di una struttura. Nei processi di valutazione del personale spesso abbiamo a che fare con risposte diversissime a seconda del responsabile della struttura. Strutture molto buone hanno buone valutazioni, ma non eccellenti e viceversa strutture con ampie criticità spesso sono valutate in modo eccellente. Questo perché appunto la certificazione del dato è talora lasciata alla soggettività del responsabile e non alla esibizione di prodotti.
Perciò è necessario realizzare il monitoraggio dei livelli di efficienza delle strutture con criteri e con metodi sempre più condivisi, per giungere ad un’allocazione del personale con valutazioni obiettive e trasparenti delle esigenze.
Un passo importante nella valorizzazione del patrimonio di competenze in possesso del Personale Tecnico Amministrativo della nostra Università può essere rappresentato dall’istituzione di una sorta di “banca dati delle competenze”, da cui poter attingere per la realizzazione di specifici e innovativi progetti.
Condividere scelte e obiettivi significa promuovere una maggiore partecipazione del personale a tutti i livelli decisionali, a cominciare dalle fasi di progettazione del cambiamento, della revisione di procedure e della formulazione di nuovi regolamenti. Ed è nella trasparenza, nella sua accezione più ampia, che si può rafforzare un processo di condivisione di scelte e obiettivi con tutto il personale dell’Ateneo. La proposta di istituire una sorta di “sportello” che avvicini l’Amministrazione al personale tutto, facilitandolo nell’ottenimento di informazioni, va sicuramente in questa direzione, allo scopo di assicurare la massima circolazione possibile di informazioni sia all’interno del “sistema ateneo” sia fra quest’ultimo e il territorio.